各設區市、省直管試點縣（市）人力資源社會保障局，贛江新區黨群工作部、社會發展局：

      現將《江西省流動人員人事檔案管理服務規范》印發給你們，請認真貫徹執行。

 

江西省人力資源和社會保障廳

2020年4月22日       

 

江西省流動人員人事檔案管理服務規范

 

 為進一步規范流動人員人事檔案管理服務標準和流程,健全我省流動人員人事檔案公共服務體系，根據《關于促進勞動力和人才社會性流動體制機制改革的意見》(廳字〔2019〕56號)、《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發〔2014〕90號）、《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》（人社廳發〔2016〕75號）和《關于加快推進流動人員人事檔案信息化建設的指導意見》（人社廳發〔2018〕102號）等文件要求，結合我省實際，制定本規范。

 一、適用范圍

本規范適用于江西省縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的檔案管理單位（以下簡稱檔案管理服務機構）開展流動人員人事檔案管理服務及相關工作。

二、服務內容、標準及流程

（一）檔案委托管理形式及辦理

流動人員人事檔案委托管理分為個人委托和單位集體委托兩種形式。

1.個人委托

個人向其戶籍所在地或工作單位所在地的檔案管理服務機構申請委托存檔，按本規范檔案接收及流程辦理個人檔案委托管理手續。

2.單位集體委托

單位向單位注冊機構同級的檔案管理服務機構申請集體委托存檔。各地可依當地實際情況，因地制宜開展單位集體委托存檔業務。

申請材料：單位注冊登記證件、單位介紹信和經辦人有效身份證件。

辦理流程：

（1）單位持申請材料，向檔案管理服務機構申請。

（2）填寫《委托檔案管理單位情況登記表》（附件一）、簽訂檔案委托管理協議，辦理單位集體委托檔案管理開戶手續。

（3）出示單位蓋章和個人簽名的《轉入單位委托檔案管理登記表》（附件二），按照本規范檔案接收及流程辦理單位聘用人員檔案集體委托管理手續。

（二）檔案接收及流程

1.已就業人員檔案

已就業人員檔案是指已參加社會工作，以相應離職方式離開機關、企事業單位，檔案在原工作單位或檔案管理服務機構管理的人員檔案。已就業人員檔案中應包括以下材料：就業通知或錄用、錄取、招工、招干、安置、吸收、入伍等手續完備的入職審批材料；轉正、定級及檔案工資套改和晉升晉級材料；學籍材料；用工期間的任職、考核、鑒定與獎懲材料；檔案轉出單位出具的行政和工資介紹信或辭職、辭退、自動離職、除名、解除勞動（合同）關系證明、自謀職業協議、身份置換協議等相應材料。

申請材料：

（1）戶籍所在地存檔：存檔人員有效身份證件、戶口簿。

（2）工作單位所在地存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、勞動（聘用）合同或解除勞動關系材料。

接收流程：

（1）存檔（經辦）人員持申請材料向檔案管理服務機構申請調檔。

（2）檔案管理服務機構向有人事檔案管理權限的單位開具《調檔函》（附件三）。

（3）存檔（經辦）人員持《調檔函》回檔案管理單位調檔。

（4）檔案管理服務機構接收檔案后，查驗檔案的密封狀況，審核檔案材料真實、齊全情況，存檔（經辦）人員填寫《流動人員存檔登記表》（附件四）并簽訂檔案委托管理協議，辦理檔案委托管理手續。

2.大中專畢業生檔案

申請材料：

（1）戶籍所在地存檔：存檔人員有效身份證件、戶口簿、《畢業生就業協議書》。

（2）工作單位所在地存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、與用人單位簽訂的《畢業生就業協議書》。

接收流程：

（1）檔案管理服務機構確認。存檔（經辦）人員持申請材料到檔案管理服務機構審核蓋章。

（2）報到。檔案轉遞至檔案管理服務機構后，存檔（經辦）人員持申請材料和《畢業生就業報到證》報到，填寫《流動人員存檔登記表》并簽訂檔案委托管理協議，辦理檔案委托管理手續。

（3）注意事項。回原籍后確定工作的畢業生檔案接收，由存檔（經辦）人員持已派回原籍的《畢業生就業報到證》和勞動（聘用）合同材料向檔案管理服務機構申請接收手續，再到教育就業指導部門申請派簽、轉檔，報到存檔程序亦同；畢業生檔案中應包括中招或高招材料、大中專院校畢業生登記表、成績單和就業報到通知書等材料。

3.國家承認的非統招學歷人員檔案

國家承認的非統招學歷人員檔案接收需具備以下條件：初或高中畢業后未考取統招的技?；虼笾袑Ｔ盒Ｇ耶厴I；未辦理聘用制干部審批或登記手續或未經原勞動部門備案的招工手續并安置工作；未服兵役；其它無正式人事檔案情況。嚴禁憑人事檔案的部分組成材料按此類人員存檔。

申請材料：

（1）戶籍所在地存檔：存檔人員有效身份證件、戶口簿、學籍檔案、畢業證、學歷認證報告（或國家教育部學信網學歷電子注冊備案表打印件）。

（2）工作單位所在地存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、戶口簿、學籍檔案、畢業證、學歷認證報告（或國家教育部學信網學歷電子注冊備案表打印件）、勞動（聘用）合同。

接收流程：

（1）存檔（經辦）人員持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構對提交材料進行審核。

（3）審核合格后，填寫《流動人員存檔登記表》并簽訂檔案委托管理協議，辦理檔案委托管理手續。

4.留學回國人員檔案

留學回國人員留學前在國內有人事檔案的，學歷認證材料應作為補充材料歸入原檔案，檔案管理服務機構不得憑學歷認證材料重新建檔。

申請材料：

（1）戶籍所在地存檔：存檔人員有效身份證件、戶口簿、初中或高中及以上學歷學籍材料、教育部留學服務中心出具的國外學歷認證材料。

（2）工作單位所在地存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、戶口簿、初中或高中及以上學歷學籍材料、教育部留學服務中心出具的國外學歷認證材料、勞動（聘用）合同。

接收流程：

（1）存檔（經辦）人員持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構對提交材料進行審核。

（3）審核合格后，填寫《流動人員存檔登記表》并簽訂委托檔案管理協議，辦理檔案委托管理手續。

（三）檔案轉出及流程

申請材料：

（1）個人委托存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、調檔函原件。

（2）單位集體委托存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、調檔函原件、《轉出單位委托檔案管理登記表》（附件五）。

（3）經辦人辦理，另須提供存檔人員簽名的《委托書》（附件六）原件和存檔人員有效身份證件復印件（屬存檔人員與經辦人員間委托事項）。

轉出流程：

（1）存檔（經辦）人員持申請材料向檔案管理服務機構申請調檔。

（2）檔案管理服務機構審核申請材料并核實存檔信息。

（3）存檔（經辦）人員填寫《流動人員轉檔登記表》（附件七），檔案管理服務機構填寫《流動人員人事檔案轉遞通知單》（附件八），辦理轉檔手續，檔案密封蓋章后填寫《轉遞流動人員人事檔案登記表》（附件九）并交申請人簽字。

（4）檔案管理服務機構通過機要交通渠道轉遞檔案。

（5）存檔人員如辦理了戶口和黨員組織關系掛靠，轉檔前應先遷出戶口、轉出黨員組織關系。

（四）檔案出入庫管理

檔案管理服務機構每天接收的檔案必須及時辦理入庫交接手續，嚴禁檔案在庫房外過夜。檔案出入庫房提供使用時，應履行登記手續。

（五）檔案材料收集、鑒別和歸檔

1.材料收集內容與要求

收集的檔案材料應屬于檔案組成類別要求，且為原件、真實完整和有效的材料。

（1）檔案管理服務機構應主動加強與存檔人員或其所在單位聯系，督促及時補充材料，充實檔案內容。

（2）嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備。對不符合歸檔要求的材料，要及時通知材料形成單位補送或補辦手續。

（3）實行材料收集登記制度。對所有審核合格的檔案補充材料，收集時都要履行簽收登記手續。

2.材料鑒別要求

（1）歸檔材料應為辦理完畢的正式材料。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充；材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作。

（2）歸檔材料應使用16開型(長260毫米，寬184毫米)或國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)的公文用紙，材料左邊應當留有20—25毫米裝訂邊。

（3）歸檔材料的字跡應當符合檔案保護要求，應是鉛印、膠印、油印、打印或用藍黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。

（4）歸檔材料一般應當為原件，不得用復印件代替原件存檔。特殊情況需用證書、證件等復印件存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章。

3.材料歸檔要求

歸檔材料收集后，必須在接收之日起5個工作日內放入存檔人員檔案。

4.材料收集、鑒別和歸檔流程

申請材料：

（1）個人委托存檔：存檔人員有效身份證件、檔案材料原件。

（2）單位集體委托存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、檔案材料原件、委托存檔單位介紹信。

辦理流程：

（1）存檔（經辦）人員持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構對申請歸檔材料進行鑒別和審核。

（3）審核通過，對補充檔案材料進行收集登記，存檔（經辦）人員簽字確認。

（4）檔案管理服務機構將收集的檔案材料歸入存檔人員檔案。

（六）檔案整理

各級檔案管理服務機構開展流動人員人事檔案整理工作按《江西省流動人員人事檔案整理規范》執行。

（七）檔案保管與保護

1.檔案保管要求

（1）檔案管理服務機構應建設堅固的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜或檔案密集架。檔案庫、閱檔室和檔案管理人員辦公室應分別設置，做到“三室分離”。

（2）應配置相應的計算機管理、檔案整理裝訂、安全防護等設備。

（3）要建立檔案庫房的檔案出入庫制度、衛生安全制度、工作交接制度和檔案排放查找方法。

（4）庫存檔案應采取分類管理。對死亡人員檔案、無主檔案、長期出國人員檔案等要分別登記管理。

2.檔案保護要求

（1）防火要求。檔案庫房應遠離食堂、汽車庫房等消防重點目標；應安裝避雷針、火災報警器和消防滅火設備；檔案管理人員應熟悉有關消防安全知識。嚴禁在庫房內吸煙、設置明火、存放易燃易爆物品和其他雜物。

（2）防潮要求。庫房內應安裝溫度、濕度記錄儀器等設備，庫房相對濕度控制在45％～60％。

（3）防蛀要求。裱糊檔案材料應使用化學漿糊。庫房內不得存放食品和易霉物品。要定期施放驅蟲藥劑和使用防腐防蟲物品。

（4）防盜要求。庫房要安裝防盜門窗、防盜報警裝置和監控設備。檔案管理人員每天下班前要檢查門窗關閉情況。

（5）防光要求。庫房宜選用白熾燈照明。如采用熒光燈照明時，需有紫外線過濾措施。庫房不宜采用自然光源，應避免陽光直射檔案。有外窗時應配有窗簾等遮陽措施。

（6）防高溫要求。庫房應配備排風扇、空調等通風降溫設備，溫度應控制在14 ℃-24 ℃。

（八）檔案查借閱

1.檔案查閱范圍

（1）公安、檢察、司法等國家機關或公證機構因執行公務或公證機構公證需要可查閱有關人員的檔案。

（2）設立黨委的機關、企事業單位因考察、任免、聘任、調動、入黨（團）、參軍、出國等工作需要可跨單位查閱有關人員的檔案。

（3）用人單位因工作需要可查閱本單位員工的檔案。

2.檔案查閱要求

（1）查閱單位應派中共黨員（兩名或以上）持有效的單位介紹信及身份證件查閱。

（2）查閱檔案應在閱檔室或指定的地方。

（3）查閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，對檔案內容應嚴格保密，不得泄漏或擅自向外公布，保障個人隱私不受侵犯。

（4）需要摘錄檔案內容的，應征得檔案管理服務機構同意。對摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。

（5）原則上不得擅自復制、拍攝檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的，應說明理由，經檔案管理服務機構審核同意后，方可復制或拍攝。復制的材料由檔案管理服務機構注明出處和日期，并蓋章。

3．檔案查閱流程

申請材料：

（1）個人委托存檔：查閱單位介紹信、查閱人和存檔人員有效身份證件。

（2）單位集體委托存檔：查閱單位介紹信、查閱人和存檔人員有效身份證件、委托存檔單位介紹信。

辦理流程：

（1）查閱人持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構審核查閱申請材料，履行查閱登記手續，根據規定和需要提供檔案材料。

（3）查閱人按要求查閱檔案。

（4）查閱結束后，檔案管理服務機構及時將被查閱人檔案入庫管理，查閱申請材料留存。

4.檔案借閱流程

人事檔案一般不予外借，確因工作需要借閱的，應當履行審批手續，按規范轉遞檔案，并在規定時限內歸還，歸還時應當認真核對檔案材料。

申請材料：

（1）個人委托存檔：單位借閱函件、借閱人和存檔人員有效身份證件。

（2）單位集體委托存檔：單位借閱函件、借閱人和存檔人員有效身份證件、委托存檔單位介紹信。

辦理流程：

（1）借閱人持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構審核借閱申請材料，履行借閱審批和登記手續。密封檔案交借閱人，并告知借閱歸還日期。

（3）檔案歸還時，檔案管理服務機構認真審核檔案，核對無誤后入庫管理。

（九）依據檔案記載出具相關證明

1.證明類別

存檔證明、經歷證明、親屬關系證明、無犯罪記錄證明以及其他證明。

2.申請材料

（1）個人委托存檔：存檔人員有效身份證件。

（2）單位集體委托存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件，委托存檔單位介紹信。

3.辦理流程

（1）存檔（經辦）人員持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構審核申請材料。

（3）檔案管理服務機構依據檔案記載出具相應證明。

（十）為相關單位提供政審（考察）服務

1.政審（考察）服務類別

參軍政審、錄用考察、入黨政審、出國（境）政審、升學政審以及其他政審。

2.申請材料

（1）個人委托存檔：存檔人員有效身份證件、政審（考察）相關函件或表格。

（2）單位集體委托存檔：存檔（經辦）人員有效身份證件、政審（考察）相關函件或表格、委托存檔單位介紹信。

3.辦理流程

（1）存檔（經辦）人員持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構審核申請材料。

（3）檔案管理服務機構依據檔案記載出具相應政審（考察）意見。

（十一）協助辦理退休審批

存檔人員達到法定退休年齡，各級檔案管理服務機構應根據參保地社保經辦機構退休審批材料及程序要求，協助存檔人員辦理退休審批手續，做好送檔審查和相關表格蓋章審核等工作。

（十二）存檔人員黨員組織關系接轉

各級檔案管理服務機構應按組織程序及工作要求，做好流動黨員黨組織關系接轉工作；收繳、管理并按組織部門規定合理使用黨費；加強對流動黨員的教育、管理和聯系，積極開展符合流動黨員特點的組織活動。

1.黨員組織關系接收

申請材料：

黨員本人有效身份證件、有效期內的黨員組織關系介紹信。

辦理流程：

（1）黨員持申請材料向檔案管理服務機構申請。

（2）檔案管理服務機構核查黨員存檔情況和入黨材料，登記黨員相關信息，辦理黨員黨組織關系接收手續，填寫組織關系回執并蓋章。

（3）能通過全國黨員信息管理系統接轉組織關系的，直接通過系統接轉，無需出具紙質介紹信。

2.黨員組織關系轉出

申請材料：

黨員本人有效身份證件。

辦理流程：

（1）黨員持申請材料向檔案管理服務機構申請并告知組織關系接收單位信息。

（2）檔案管理服務機構核查并完善黨員有關信息、出具黨員組織關系介紹信。

（3）接收地轉入組織關系，并回傳組織關系回執。

（4）檔案管理服務機構接收并登記回執。

（5）能通過全國黨員信息管理系統接轉組織關系的，直接通過系統接轉，無需出具紙質介紹信。

（十三）人才集體戶口管理服務

1.人才集體戶設立

各級檔案管理服務機構開展人才集體戶口管理服務工作需在轄區公安部門申請設立人才集體戶。人才集體戶設立條件、材料要求及流程依當地公安部門規定執行。

2.人才集體戶口管理服務

各級檔案管理服務機構應依照當地公安部門戶籍辦理規范的相關要求，協助存檔人員開展好戶口落戶、戶口遷移、身份證辦理和相關證明出具等工作，做好戶口頁保管、戶口借用等日常管理。

3.人才集體戶口管理服務注意事項

（1）人才集體戶內人員的工作單位設立集體戶口，或本人具備獨立立戶、親屬投靠等落戶條件后，應及時將戶口從人才集體戶中遷出。

（2）人才集體戶內人員檔案轉出的，應及時將戶口從該人才集體戶中遷出。

（3）目前已經實施或今后實施社區集體戶（公共戶）管理的地區，應當結合本地實際，按照經常居住地登記戶口的基本原則，穩妥辦理流動人員戶口由人才集體戶口遷入社區集體戶（公共戶）手續。

三、其他要求

（一）加強信息共享。各地要加強流動人員人事檔案管理服務工作信息化建設，加快人事檔案電子化、數字化工作，推進檔案信息全省聯通，逐步實現檔案服務線上申請、異地通辦。對本規范要求服務對象提供身份證件、戶口、單位注冊登記證件和學歷認證等材料的，凡能通過系統實現相應信息數據共享核驗的，不得再要求提供。

（二）加強制度建設。各地要建立健全流動人員人事檔案管理與服務的各項規章制度，加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究，實行目標管理，不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。

（三）加強隊伍建設。各地應加強流動人員人事檔案管理工作隊伍建設，要選調政治上可靠、作風正、責任心強、忠于職守、具有一定檔案管理專業知識的共產黨員從事檔案管理工作。強化對從業人員的繼續教育和培訓，提升從業人員綜合素質和業務能力，穩定工作隊伍。

（四）加強監督管理。各地要加強工作隊伍的監督與管理，杜絕在流動人員人事檔案的接收、材料收集、整理、保管、利用、轉遞等工作中的違法違規行為，嚴格依法依規服務。對因擅自涂改、撤銷檔案內容或偽造檔案材料、擅自向外公布、泄露檔案材料信息等違法違規行為，要視情節輕重，給予批評教育或給予黨紀、政紀處分；觸犯法律的，要依法追究責任。

本規范自印發之起執行,原《江西省人事代理服務規范（試行）》（贛人社發〔2013〕77號）文件同時廢止。